Como criar e manter uma estratégia eficaz de melhoria contínua (MC)

Gerente Sênior de Qualidade e Melhoria Contínua da GroundProbe, Neil Cordon

Aqui, compartilho minhas ideias sobre os princípios fundamentais para criar e manter uma estratégia bem-sucedida de melhoria contínua (MC).

As dicas a seguir se baseiam em minha experiência de trabalho na GroundProbe como um profissional focado na chamada “gestão enxuta”. Algumas delas têm origem em lições de aprendizado difíceis, enquanto outras foram obtidas através do benchmarking, ou análise de mercado, para evitar obstáculos. A comunidade de MC recomenda o benchmarking, por isso meu primeiro conselho é pesquisar e ver como outras empresas do mercado conseguiram alcançar o sucesso.

No decorrer dos anos, visitei várias empresas grandes que criaram sistemas de MC multicamadas e multidimensionais. Infelizmente, a maioria deles tende a complicar as coisas, principalmente no decorrer de longos períodos de tempo, pois são incluídas cada vez mais camadas a sistemas e processos. Embora possam parecer impressionantes, infelizmente, eles acabam perdendo o foco original ao longo do tempo, o que dificulta a compreensão das coisas por parte daqueles que não foram treinados desde o início. À medida que adquiri experiência construindo um caminho de MC para minha equipe aqui na GroundProbe, aprendi a importância de simplificar a mensagem de MC e de manter-se fiel à intenção original. Como gestor de equipe, considero que há três componentes principais:

1. Ouvir e liderar: escute sua equipe e tome a frente para liderar seus membros, com a compreensão de que uma dinâmica de equipe bem gerenciada pode gerar resultados maiores que a soma de suas partes
2. Desenvolver uma cultura de líderes como “servidores da equipe”
3. Tempo e recursos: compreender que a criação e a concretização de grandes ideias requer tempo.

Vamos analisá-los detalhadamente:

Ouvir e liderar

Sua equipe conhece o trabalho melhor do que ninguém. Ouça suas ideias

Sem as opiniões da equipe, não é possível ter um sistema de MC. As ideias de melhorias precisam vir das pessoas que serão influenciadas pelas decisões e que fazem o trabalho. De forma intuitiva, elas sabem determinar o que está errado com base nos pontos problemáticos e nas frustrações mais recentes. Ao proporcionar um espaço para que esses colaboradores se expressem e convertam suas frustações em oportunidades, você tem o estímulo que possibilita o surgimento da MC. A inclusão de muitos detalhes nos quadros visuais ou no monitoramento de desempenho pode acabar tornando o processo de melhoria entediante e tornar o sistema impenetrável para aqueles que são novos na jornada.

Sua equipe deve sentir-se à vontade para se expressar sem medo de receber críticas ou fracassar

Para incentivar e recompensar novas ideias, considere incluir a MC na revisão por pares e recompense o desenvolvimento do conceito em vez do sucesso da ideia (PDCA – Planejar, Fazer, Verificar e Agir). O processo PDCA garante que o aprendizado (que muitas vezes ocorre através do fracasso) seja incorporado à experiência, desenvolvendo gradualmente a confiança pessoal para assumir riscos e saber o que funciona/o que não funciona. Quantas ideias você conhece que funcionaram logo na primeira tentativa? O estímulo cria a resiliência.

Somos motivados essencialmente por aquilo que nos traz benefícios

Isso não significa que somos egoístas, mas sim que nos dedicamos às coisas que têm um significado maior para nós. Muitas vezes, esses aspectos consistem em pontos problemáticos e frustrações, principalmente no início da jornada de MC de uma equipe. Ninguém quer ter um dia ruim no trabalho — todos ficamos felizes em obter bons resultados e em ajudar nossos colegas de trabalho a ter sucesso. É uma boa sensação ter o reconhecimento do grupo. Em última análise, esse é o combustível que impulsiona a melhoria. A hierarquia de necessidades de Maslow explica a jornada das necessidades humanas básicas: sobrevivência, senso de conexão, respeito, autoestima, reconhecimento e liberdade para a autorrealização (o desejo de ser o melhor possível). Ao sobrepor esses aspectos com formas de motivar as equipes a trabalharem juntas nas melhorias, temos uma receita comprovada para o sucesso. Nesse ponto, é possível tornar o processo bastante complexo ou bastante simples. Muitos sistemas de MC definem os comportamentos esperados como vários níveis de evolução em detalhes delimitados. Se incorporarmos nossos valores em nossos processos de MC, os membros das equipes adotarão esses comportamentos naturalmente.

Como alinhar seus processos de MC com seus valores de negócios

Não se preocupe excessivamente com detalhes sobre comportamentos específicos. Mais tarde, você pode examinar esses pontos como forma de mensurar a evolução. No entanto, certifique-se de que a mensagem do seu processo de MC é consistente com seus valores de negócio e focada nas pessoas – dessa forma, os capacitadores culturais estarão presentes para proporcionar o crescimento das equipes.

Exemplos da GroundProbe:

• A segurança é sempre nossa prioridade: quaisquer ideias sobre melhorias de segurança são priorizadas em relação às demais
• Juntos alcançamos o sucesso: o engajamento da nossa equipe, a colaboração para ideias e o esquema de recompensa/reconhecimento são todos aplicados no nível da equipe, ao invés de serem utilizados em nível individual (como ocorre em equipes esportivas)
• Respeitar e valorizar a todos: quando um membro da equipe apresenta sua ideia no processo de revisão por pares, apenas críticas construtivas são permitidas. A ridicularização e outros comportamentos desrespeitosos serão repreendidos e vão de encontro aos nossos valores. Oferecemos um espaço seguro para todos. Sem exceções.
• Integridade: somos todos responsáveis pelo mesmo nível de participação e contribuição, por isso, podemos celebrar as recompensas igualmente ente nós
• Excelência: cada um de nós se compromete a dedicar 5% do nosso tempo semanal (cerca de 2 horas) a ideias de MC promovidas pela alta gestão para planejamento de recursos e capacidade.

Suporte

A MC só funciona com base no apoio de liderança, uma verdade fundamental comprovada repetidamente. As empresas precisam que suas equipes de liderança estejam alinhadas com suas estratégias de MC. Além disso, uma equipe de liderança atarefada que não tem experiência nos ensinamentos de “gestão enxuta” pode precisar de orientação e treinamento sobre os princípios-chave da MC.

Para alcançar o sucesso, os líderes devem:

Definir primeiramente a visão e a direção antes de fornecer os recursos necessários

O ato de fornecer visão e direção pode ter vários significados, desde dar apoio moral até dedicar tempo, dinheiro e recursos. Acredito que os líderes devem “servir às necessidades de sua equipe” – o que  às vezes é um conceito impopular em alguns círculos de gestão. No entanto, será difícil manter o ritmo da sua jornada de MC sem conseguir acertar esse aspecto.

Conheça em primeira mão a realidade da rotina da equipe

apoio à liderança que permite aos gestores vivenciar os problemas que seus membros da equipe enfrentam diariamente. Essa ferramenta também ajuda a fornecer oportunidades de coaching para que os líderes consigam moldar os comportamentos que a empresa busca recompensar de forma mais fácil e consistente. O efeito de uma má interação em uma caminhada Gemba pode ser desastroso e duradouro. Novamente, evite auditorias, medidas, cronogramas, gráficos e relatórios excessivamente complexos. Para começar, um guia simples sobre o uso da linguagem apropriada costuma ser o suficiente. Exemplos:

• Você poderia me explicar x?
• O que você recomenda que seja feito para corrigir isso, e como eu posso ajudar?
• Como os demais membros da equipe saberão o que fazer se você se ausentar?
• Com que equipe ou membro eu devo falar para tornar isso possível?

Para que possam se responsabilizar devidamente, os líderes devem perguntar a si mesmos:

• O que estamos deixando passar?
• Como podemos estimular a colaboração multifuncional?
• Há algum dano, prejuízo ou negatividade no local de trabalho que podemos reduzir ou eliminar?

Tempo e recursos

Precisamos fornecer tempo adequado, treinamento e as ferramentas certas para visualizar oportunidades e trabalhar em pontos problemáticos, frustrações e questões complexas.

Criando uma empresa voltada à aprendizagem

Oferecer treinamento direcionado usando as ferramentas certas no momento certo é fundamental para desenvolver a resiliência e excelência em sua empresa. Sua equipe aprende fazendo e, por sua vez, pode ensinar outras pessoas a usar essas ferramentas – o que é muito mais eficaz do que simplesmente mensurar a evolução com base em módulos de treinamento concluídos.

A melhoria é parte integrante do trabalho, e não uma atividade complementar

A liderança deve oferecer suporte que possibilite aos funcionários um afastamento do processo para que possam trabalhar na MC. Por mais que isso possa causar um impacto negativo na produtividade a curto prazo, lembre-se que concordamos em comprometer 5% da nossa semana para trabalhar na melhoria dos outros 95%. Dessa forma, você gera capacidade adicional e reduz custos. Lembre-se: mantenha o processo simples e consistente.

– Neil

A GroundProbe é formada por uma equipe global de inovadores, reconhecida por ultrapassar fronteiras e revolucionar a indústria com tecnologias de ponta, ideias pioneiras e soluções digitais inovadoras que desempenham um papel essencial na proteção de vidas humanas, patrimônios e recursos.