Cómo mantener la calma en la gestión de proyectos
Gerente de proyectos ERP de GroundProbe, Zsofia Zold
Seamos realistas: la presión es parte integral de la gestión de proyectos. Ya sea navegando por ambiciosos alcances y presupuestos o marcando plazos, mantener la calma bajo presión se convierte en un superpoder. Pero, ¿cómo se mantiene el zen cuando las cosas se calientan?
Esta es mi opinión sobre cómo mantenerse enfocado y sereno durante la gestión de crisis:
Recopila datos como un detective
Antes de que pueda resolver cualquier problema, debe descubrir las pistas correctas. La gestión eficaz de crisis comienza con la recopilación de datos. Por ejemplo, durante nuestra implementación de Dynamics 365, realizamos una evaluación del estado del proyecto a mitad del proyecto con el equipo. La identificación y el análisis de las principales áreas de preocupación aclararon dónde centrar nuestros esfuerzos. Piense en ello como iluminar con una linterna los rincones oscuros: una vez que vea el panorama general, las prioridades caigan en su lugar y pueda tomar las medidas correctas.
Planifica como un maestro estratega
Con datos sólidos en la mano, el siguiente paso es trazar un camino claro hacia el éxito. La creación de una secuencia de tareas críticas permitió a todos comprender lo que realmente importaba. ¿La belleza de este proceso? No se hizo de forma aislada. Nuestro equipo trabajó en conjunto, expresando preocupaciones y sugiriendo mejoras. Este enfoque colaborativo no solo agilizó la resolución de problemas, sino que también fortaleció la confianza y la camaradería. Convirtió un momento potencialmente estresante en una experiencia de unión.
Comunícate de forma transparente y temprana
Una vez que su plan está listo, la comunicación se vuelve clave. Mantener informadas a las partes interesadas (usuarios finales, patrocinadores de proyectos y todos los demás). La transparencia es tu mejor aliado, especialmente cuando la situación se siente inestable. Una de mis citas favoritas es:
Las malas noticias no son como el buen vino; No mejora con el tiempo.
Por lo tanto, comparta las malas noticias con anticipación. Cuanto antes saque a la luz los riesgos, más rápido podrá abordarlos. Otro principio que aprecio es:
La claridad es bondad.
Mantén tus mensajes simples, concisos y libres de jerga. Durante los momentos estresantes, las personas aprecian la comunicación fácil de entender.
Conviértete en el mayor animador de tu equipo
En situaciones de alta presión, la moral del equipo puede hacer o deshacer un proyecto. Comprobar los niveles de estrés de su equipo, escuchar sus preocupaciones y ofrecer apoyo fue fundamental para el éxito de nuestra puesta en marcha. Cada individuo responde a los desafíos de manera diferente: algunos prosperan bajo presión, mientras que otros pueden tener dificultades. Al comprender estas dinámicas y fomentar un entorno de apoyo, creas un espacio en el que todos saben que los respaldas. Y no te olvides de divertirte un poco en el camino: ¡una risa puede hacer maravillas para mantener al equipo motivado y alerta!
Controles regulares: Monitoreo del pulso
Durante las fases más intensas (ensayos generales, transición y puesta en marcha), realizamos controles diarios. Estos fueron esenciales para mantener una comunicación clara, monitorear el progreso y hacer los ajustes necesarios. A menudo teníamos que cambiar y modificar nuestros planes, y eso está bien. La flexibilidad se convirtió en nuestra arma secreta, ayudándonos a mantenernos en el camino y alcanzar nuestros objetivos a pesar de los cambios inevitables que vienen con un proyecto en vivo.
Reflexiona, aprende y mejora
Después de la puesta en marcha, entramos en una fase de HyperCare de dos meses, durante la cual nos tomamos el tiempo para reflexionar sobre lo que funcionaba y lo que no. El objetivo no era solo resolver problemas inmediatos, sino aprender y mejorar para proyectos futuros. Cada desafío proporcionó una lección e incorporar esas lecciones en nuestros procesos ayudó a construir un equipo más fuerte y resistente.
Reflexiones finales
Estas estrategias me ayudaron a navegar las temporadas más tormentosas de la gestión de proyectos. Recuerda, los momentos difíciles suelen ser las mejores oportunidades de crecimiento. Mantener la calma bajo presión, fomentar un equipo de apoyo y aprender de cada experiencia te equipará para manejar lo que venga después. Y mientras lo haces, ¡no olvides respirar, reír y disfrutar del viaje!
– Zsofia
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Quién: El equipo de GroundProbe Dynamics 365 Team Dónde: Brisbane, Australia Cuándo: mayo de 2024 |